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Cómo la automatización y gestión documental son los mejores aliados de tu área de contabilidad


En una economía turbulenta como la de Colombia, que también se ha visto tan afectada por el impacto de la pandemia, el control de las finanzas en una empresa se hace todavía más esencial para su competitividad y visualizar rentabilidad. Además, la evolución hacia una óptima gestión documental en el área de contabilidad provoca que la disponibilidad inmediata de la información sea clave para que las personas encargadas puedan tomar decisiones rápidas y contundentes en el momento adecuado. 


En ese sentido, las gestiones financieras en papel y con calculadora en mano, hoy en día, carecen de sentido y suelen ir acompañadas habitualmente de errores.


Por ello es altamente recomendable la adopción de soluciones, como DocuWare. 


¿Cuáles son sus beneficios? 

  • Con su potente automatización, DocuWare acaba con todas esas trabas y retrasos de los procedimientos en papel y pluma. 
  • Ahora, las empresas pueden disponer de todos sus documentos de forma sencilla.
  • Conocer toda la información de forma rápida y veraz desde el principio tanto a la hora de pagar como a la hora de cobrar.
  • Lograr una mayor velocidad en la gestión de las finanzas.


Con DocuWare se logra una mayor velocidad en las finanzas


La integración de las finanzas de una compañía en su sistema de gestión documental puede resultar muy beneficioso por múltiples razones. Obviamente, para el funcionamiento de la empresa en general, pero también para las auditorías en temas de finanzas que puedan surgir. 


La obtención instantánea de cualquier documento, o la posibilidad de vincular diferentes archivos en un mismo expediente para una rápida gestión contable, pueden ser aspectos determinantes durante una inspección, en la que es importante ofrecer una buena imagen de nuestro negocio con una búsqueda eficiente de nuestra documentación.


Asimismo, en lo que respecta a la hora de pagar y/o cobrar, hay que conocer cómo el uso de DocuWare puede optimizar la velocidad de estos procesos:


Pagos

Imaginemos todas las facturas que llegan a la oficina en formato electrónico y en papel. Ya sea escaneando la factura en papel o analizando la que está en formato electrónico (por ejemplo, adjunta en un email), el software establecerá una asociación entre cada factura y su pedido gracias a su función de indexado inteligente. 


De ese modo podremos rastrear cómodamente todas las operaciones de pago con mayor eficacia, y ya no será necesario acumular montañas de papeles o una bandeja de correo electrónico en la que es muy fácil perderse.

También es posible monitorear las fechas de vencimiento y ver qué plazos han vencido y cuáles no, logrando recuperar facturas u otros archivos que hayan sido rechazados y reubicarlos nuevamente en el flujo de trabajo.

Esta automatización del proceso de pagos favorecerá el flujo de caja y hará que el tiempo que antes se empleaba en llevar a cabo esas tareas repetitivas ¡y en enmendar errores humanos! ahora se utilice en trabajos que realmente aporten valor positivo a la empresa.


Cobros

Si ahora analizamos el proceso opuesto, donde la empresa tiene que cobrar por un servicio, el sistema de gestión documental también resulta de gran ayuda: 

  • Nuevamente se realiza un proceso de indexación de pedidos de servicios o productos, con las facturas correspondientes que hay que solicitar al cliente.
  • Igual que en el caso de los pagos, aquí también es interesante el seguimiento de expedientes. 

Imaginemos el caso de un cliente que tiene dudas sobre un determinado pedido y nos solicita una copia de éste. De forma inmediata, tendremos a mano toda la documentación relacionada con ese cliente, lo cual mejorará mucho la capacidad reactiva del servicio posventa, al estar archivados y accesibles todos los archivos relativos a dicha solicitud.


Así pues, tanto en procesos de pago como de cobro, la empresa funcionará de forma fluida, sin tener deudas pendientes y sabiendo exactamente qué tiene que percibir. 


La aplicación de DocuWare en el área de Finanzas resulta, por tanto, beneficiosa tanto para clientes como para propietarios. 


En definitiva, DocuWare ayuda a los equipos financieros y contables a automatizar tareas manuales y centrar así sus esfuerzos en proyectos que generen mayores beneficios.


“Nos encontramos empezando el 2021, y es deber de los grandes líderes empresariales sacar el mayor provecho a las herramientas tecnológicas innovadoras. Desde RICOH lo que buscamos con DocuWare es ayudar a que las empresas puedan aumentar la productividad en los diferentes procesos en estas y minimizar los errores dentro de las mismas, pues sabemos que esto es pieza clave para optimizar el rendimiento propio y así brindar la mejor de las experiencias a los clientes” concluye Camilo Viví, Country Manager de RICOH Colombia.


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